Uitgavenbeheer

In de huidige economie is het niet eenvoudig om de omzet te verhogen, dus zoeken bedrijven manieren om meer winst te maken. Hoewel indirecte uitgaven niet de grootste uitgavenpost is voor de meeste bedrijven, kunt u hierop veel bezuinigen, en u kunt het beheersproces efficiënter maken.

Zet meer uitgaven onder beheer

Coda biedt u een oplossing die de hele cyclus van aanvraag tot betaling ondersteunt. Met onze module voor uitgavenbeheer verlaagt u kosten door snelle, gecontroleerde, online toegang tot belangrijke inkoopfuncties voor alle werknemers, en het biedt ook nauwkeurige budgetcontrole over uitgaven. Het helpt een organisatie regels in te stellen en inkoopactiviteiten te consolideren en biedt de mogelijkheid volledig gebruik te maken van de koopkracht van de organisatie.

Het draait allemaal om besparingen

Een van de minst geautomatiseerde en minst geregelde functies binnen bedrijven is momenteel het beheersproces van indirecte uitgaven. Indirecte uitgaven omvatten items en diensten die verbruikt worden tijdens de normale bedrijfsactiviteiten, zoals kantoorartikelen, IT-apparatuur, software, onderhoudsartikelen, professionele diensten, onroerendgoeddiensten en andere uitbestede diensten. Hoewel indirecte uitgaven niet de grootste uitgavenpost is voor de meeste bedrijven, kunt u hierop veel bezuinigen. Daarom bieden indirecte uitgaven automatisch een uitstekende kans voor bedrijven die hun opbrengsten willen verhogen. Het mooie van besparen op indirecte uitgaven is dat de besparingen direct bij de basis uitkomen, zonder dat de productie eronder leidt of u zich zorgen moet maken om ontslagen.

Terug naar boven

Controle - Consolideren - Onderhandelen

U kunt aanzienlijk besparen door de indirecte uitgaven te automatiseren. Als de juiste controle en processen geïntroduceerd zijn, kunt u leveranciers consolideren en volledig gebruikmaken van de totale koopkracht van uw bedrijf.

Controle
Veel organisaties hebben gedeeltelijk handmatige procedures voor indirecte uitgaven, wat leidt tot gemiddelde controle, gebrek aan budgetverantwoording en een grote kans op fraude. Als gevolg daarvaan hebben inkopers en boekhouders moeite om het controlegat tussen handmatige processen, spreadsheets, e-mails en een overvloed aan papieren te dichten. In een niet geregelde omgeving komen facturen bijvoorbeeld onaangekondigd bij de afdeling Crediteuren binnen zonder inkooporder of een ontvangstbevestiging. De afdeling Crediteuren draait het proces dan terug en probeert de koper of goedkeurder van het budget te vinden. Crediteuren eist een inkooporder van de eindgebruiker, controleert of er budget beschikbaar is (zelfs als het al te laat is) en probeert te bevestigen dat de goederen ontvangen zijn. Als dit gedaan is en goedkeuringen gegeven zijn, kan Crediteuren de factuur handmatig invoeren, de bon en de inkooporder koppelen, controleren op retourneringen en vervolgens de factuur ter betaling indienen. In plaats van de uitgaven te controleren, wordt met dit omgekeerde proces alleen geprobeerd te bewijzen wat er gebeurd is nadat het bedrijf zich ergens op heeft toegelegd en de goederen al onderweg zijn. Daarnaast is dit proces heel inefficiënt en zorgt voor problemen bij Crediteuren, die genoodzaakt zijn op te treden als waakhond van het bedrijf.

De Coda tool voor uitgavenbeheer is ontwikkeld om bedrijven te helpen bij het instellen van elektronische controle van het proces. Tegelijkertijd kost het minder moeite een item aan te vragen, bestellen, ontvangen, factureren en betalen. Door de inkoopfunctionaliteit uit te breiden naar alle gebruikers en managers autorisatiecontrole te geven, worden hoge uitgaven vermeden en kunnen budgetten verantwoord worden. Met het juiste goedkeuringsproces voor aanvragen en inkooporders kunnen facturen snel en elektronisch gekoppeld worden, zonder dat er opnieuw en onnodig gegevens ingevoerd hoeven te worden. Door facturen te koppelen zorgt u er ook voor dat er correcte procedures zijn voor het ontvangen van goederen voordat de items betaald worden.

Terug naar boven

Consolideren
In veel organisaties zijn indirecte uitgaven verdeeld over verschillende leveranciers, die allemaal een andere prijs, voorwaarden en servicekwaliteit hebben. Ondertussen hebben de afdelingen Crediteuren en Inkopen veel extra werk door het beheer van een onnodig grote groep leveranciers. Verdeelde uitgaven zijn vooral een probleem in organisaties met meerdere locaties, waar regels en processen moeilijker te implementeren zijn. Externe aanvragers of kopers kunnen leveranciersinformatie niet zien (of kunnen deze niet openen) voordat ze een aankoopbeslissing nemen. Kortom, bedrijven in deze situatie maken geen gebruik van de beste leveranciers, en maken tegelijkertijd hogere verwerkingskosten.

De Coda tool voor uitgavenbeheer helpt bij het samenvoegen van koopactiviteiten en helpt u inkoopactiviteiten te consolideren bij de beste leveranciers. Dit begint bij het zorgen voor het implementeren van het intuïtieve gebruikersinterface voor aanvragen en inkopen van onze oplossing bij meer werknemers. Het is eenvoudig te gebruiken en zorgt ervoor dat meer uitgaven beheerd kunnen worden. De volledige zakelijke inkoopactiviteiten worden dan gedaan bij de beste leverancier, die de beste prijzen en diensten aanbiedt. Dit proces wordt verder vereenvoudigd door elektronische catalogi voor eindgebruikers met daarin items van de beste leveranciers tegen de beste prijzen. Gebruikers kunnen ook websites van voorkeursleveranciers "aanklikken" en gekozen goederen terugzetten in het goedkeuringsproces. Het resultaat van al deze mogelijkheden is minder leveranciers te beheren, meer uitgaven in beheer en een lagere algehele prijs voor items.

Terug naar boven

Onderhandelen
Ieder bedrijf wil met leveranciers onderhandelen over lagere prijzen, maar ze bevinden zich niet altijd in een positie om dat te doen. Meestal bieden leveranciers onderhandelde prijzen of volumekortingen als een koper kan laten zien dat hij in het verleden ook aanzienlijke hoeveelheden heeft aangeschaft. In handmatige of semi-geautomatiseerde omgevingen is deze informatie bijna niet te verzamelen en heel moeilijk te zoeken als het kopen zo verspreid gebeurt als hierboven omschreven is.

Onze oplossing biedt volledig inzicht in alle inkoopactiviteiten. Inkoopmanagers kunnen koopactiviteiten per item, categorie, leverancier, locatie, afdeling, jaargetijde en andere door de gebruiker ingestelde criteria analyseren. Met deze waardevolle informatie kunnen zij onderhandelen met voorkeursleveranciers over bijvoorbeeld volumekortingen. Deze onderhandelde itemprijzen kunnen in een centrale catalogus geplaatst worden, zodat gebruikers nog meer van hun budget kunnen doen.

Terug naar boven

De belangrijkste functionaliteit in een oogopslag:

  • Aanvragen - Direct herkenbaar voor verbeterde overname en gebruiksvriendelijkheid 
  • Autorisatieproces - Zorgt dat taken voltooid worden en deelnemers op de hoogte blijven
  • Requests for Quotation en bestellen - Efficiënt en effectief inkopen 
  • Facturen ontvangen - Online matchen en verwerken van inkoopfacturen
  • Inzicht en budgetcontrole - Snelle, veilige en transparante inkopen zonder papieren 

Bespaar door uw indirecte uitgaven te automatiseren