Proces- en controleautomatisering
Vanwege de enorme financiële regeldruk hebben financieel managers overzicht nodig over de gebruikte financiële hulpmiddelen. Maar deze omvatten vaak veel systemen, mensen en afdelingen. Het wordt nog ingewikkelder als er handmatig taken uitgevoerd worden buiten de primaire financiële applicaties, zoals in spreadsheets, e-mail of andere operationele systemen.
UNIT4 lost dit probleem op door u een krachtig raamwerk voor regelmanagement te bieden, dat andere systemen, handmatige processen en autorisaties in één zichtbaar en te controleren proces samenvoegt.
- Een raamwerk voor controle - Processen worden inzichtelijker, herhaalbaar en te analyseren.
- Controleraamwerk in actie - Voorbeelden uit de dagelijkse praktijk om controle toe te passen
- De voordelen van de controle in handen hebben - Processen worden:
- Gebruikt u Microsoft Project? Zet projectplannen om in collaboratieve, uit te breiden en te analyseren processen
Een raamwerk voor controle
Het controleraamwerk maakt processen inzichtelijker, herhaalbaar en te controleren. Het eindresultaat: lagere auditkosten, voortdurende compliantie en volledige controle.
Als onderdeel van de Coda Link-architectuur, ligt het raamwerk over al uw afzonderlijke processen heen en biedt het inzicht in de controleactiviteiten die in uw bedrijf verborgen liggen. Het controleraamwerk is vooral handig voor periodieke afsluitingen; u kunt het aantal dagen en manuren dat nodig is om deze terugkerende taak uit te voeren aanzienlijk verlagen.
Controleraamwerk in actie
U kunt het controleraamwerk inzetten voor bijvoorbeeld:
- periode- en jaarafsluitingen
- toevoegings- en controleprocessen leverancier
- toevoegings- en controleprocessen klant
- afstemming van rekeningen
- bankafstemmings- en cashmanagementprocessen
- activa-acquisitie en goedkeuringsprocessen
- operationele systeemafstemmingen
- verzoek tot betaalprocessen
- interne controle en conformering
- beheer persoonlijke onkosten
- wervings- en aannameproces
- it-back-up en andere onderhoudsroutines
De voordelen van de controle in handen nemen
Het controleraamwerk maakt processen:
- inzichtelijk en gecoördineerd - het systeem maakt voor uw procesprojectplan automatisch een beveiligde website voor volledig inzichtelijk in het hele proces en voortdurende coördinatie onder deelnemers. Betrokkenen kunnen de relevante informatie voor elke procedure zien (afhankelijk van hun rol en toegangsrechten). Hieronder vallen details van de betrokken personen, de taken, statussen en gerelateerde documenten die op de centrale opslag van het controleraamwerk staan. Zo blijven alle deelnemers op de hoogte van wat wanneer nodig is, zodat uw proces op schema blijft.
- reproduceerbaar en verfijnbaar - het startpunt is uw eigen best-practice model voor het proces. Alle stappen zijn uitgezet, dus ze kunnen steeds in dezelfde volgorde gedaan worden, wat consistentie garandeert. u kunt ze ook gemakkelijk verfijen om zo de efficiëntie en effectiviteit te verbeteren, zonder dat hiervoor speciale programmeervaardigheden vereist zijn of dat u de interne it-afdeling om hulp moet vragen!
- gecontroleerd en geïntegreerd - u kunt elke taak, samen met afhankelijkheden van andere taken en tijdschema’s, toewijzen aan eigenaars. Alle betrokkenen worden geïnformeerd over welke input op welk tijdstip van hen verwacht wordt. Hieronder vallen: geautomatiseerde e-mail om deelnemers een actie te laten ondernemen, InfoPath-formulieren voor het verzamelen van bronsystemen voor controle, online autorisaties en geautomatiseerde start van bepaalde taken als voldaan is aan vooraf ingestelde voorwaarden. Het maakt ook procescontrole tijdens de uitvoering mogelijk, bijvoorbeeld om een taak opnieuw toe te wijzen.
- controleerbaar en veilig - elke gedocumenteerde stap in het proces heeft een eigenaar, en elke gemaakte wijziging wordt bijgehouden in een veilig controlespoor dat aantoont wat gewijzigd is, wanneer en door wie!
- zelfdocumenterend - omdat iedere stap van het proces nu zichtbaar en controleerbaar is, is online voortdurend controledocumentatie beschikbaar, waaronder: ondersteunende materialen, spreadsheet en andere informatie met tijdsstempel. Omdat de documentatie een natuurlijk bijproduct van het proces is, kunnen door het controleraamwerk de auditkosten en auditvoorbereidingskosten aanzienlijk dalen.
- bedrijfsbreed - het controleraamwerk zorgt voor voortdurend, doorlopend risicobeheer en compliantie in uw activiteiten, tot aan het beginpunt van het proces. Het raamwerk kan de gaten tussen insulaire systemen en ontoegankelijke gegevens die verspreid zijn over de organisatie dichten.
Gebruikt u Microsoft Project?
Als u Microsoft Project gebruikt voor het organiseren van financiële processen, kan ons controleraamwerk u helpen bij het operationeel maken en instellen van de stappen die u in uw projectplannen omschreven hebt. U hoeft alleen maar uw plan in het controleraamwerk te importeren. Het systeem maakt een werkprocesvolgorde en een projectportaal aan gebaseerd op het plan, waardoor uw plan tot leven komt. U hoeft zich geen zorgen te maken over verschillende versies, audittrails, gegevensintegriteit, enz. Het raamwerk zorgt voor een collaboratief en controleerbaar proces, dat u vervolgens in alle gemoedsrust kunt overdragen aan een grote hoeveelheid gebruikers - allemaal via een webbrowser. De stappen uit uw proces worden inzichtelijker, uitvoerbaar en onderdeel van de dagelijkse activiteiten van uw gebruikers.