Het bedrijf
Het Belgische IT-bedrijf Cegeka levert sectorgerichte totaaloplossingen en diensten voor de overheid, sociale zekerheid, gezondheidssector, bank- en verzekeringssector en de media in België. In Nederland is Cegeka actief in de woning- en zorgsector. Het bedrijf hanteert als baseline: 'Turning IT into strategic advantage'. Daarbij gaat het er niet om hoe goed de toepassingen zijn maar welke meerwaarde deze oplossingen voor de klanten aanbrengen. Deze visie heeft Cegeka geen windeieren gelegd: het bedrijf groeide in 2006 met 77 procent in omzet naar 52 miljoen, het aantal fte nam toe van 340 naar 900. Voor dit jaar wordt ook een flinke toename verwacht.  Kenmerkend voor het bedrijf is de diversiteit: het bestaat uit vier divisies en 7 juridische entiteiten, waarbij de divisies over meerdere entiteiten activiteiten hebben.

De behoefte
De groeistuipen zijn zo hevig geweest dat de Belgische IT-dienstverlener het zicht op de financiële ontwikkelingen
dreigde te verliezen. "We groeiden hard en moesten steeds meer administraties bijhouden. Daardoor hadden we geen idee over de volledigheid van de facturatie en de rendabiliteit van de projecten", aldus Stephan Daems, Chief Financial Officer (CFO) bij Cegeka. "Ook hadden we geen volledig zicht op de urenregistratie. Dat is toch zeer  belangrijk omdat onze medewerkers op uurgedreven projecten werken." Daarnaast ontbrak het aan betrouwbare managementinformatie op ad hoc basis. Denk aan rendement per productlijn of businessmodel. Dat is essentiële informatie gezien de ambitie: over vijf jaar een omzet van 250 miljoen euro. Deze wil het bedrijf behalen door
autonome groei en door acquisities.

Het vorige automatiseringssysteem was duidelijk niet voorbereid op de ambitieuze plannen van Cegeka. Daems: "We gebruikten een oud boekhoudpakket en voerden rapportages en urenregistratie met spreadsheets. Dit ging prima toen we nog kleinschalig waren. We liepen echter tegen steeds meer beperkingen aan naarmate we groeiden." Om bedrijfsbedreigende problemen te voorkomen, is Cegeka in 2005 op zoek gegaan naar een nieuw
bedrijfsinformatiesysteem. Eis aan de applicatie: ieder project tot in detail te kunnen managen - onafhankelijk van de vennootschap- en divisiestructuren. Nu en in de toekomst.

De oplossing
Na een lang selectietraject is gekozen voor de Enterprise Resource Planning (ERP) oplossing Agresso Business  World (ABW) 5.5. Hoewel de functionaliteit voor service georiënteerde organisaties belangrijk was, gaf de post-implementation agility gedachte de doorslag: het na implementatie eenvoudig (met eigen mensen) kunnen  doorvoeren van (organisatorische) veranderingen aan het systeem. Cegeka is op 1 januari 2006, na een korte implementatietijd, live gegaan. 700 werknemers hebben toegang tot de tijdregistratie; 20 gebruikers werken
dagelijks met ABW 5.5.

De voordelen
In juni 2006 heeft het bedrijf Ardatis overgenomen. Toen werd de postimplementation agility-theorie van ABW
écht in praktijk gebracht. "We hebben de administratie van Ardatis naadloos onderdeel van ons bedrijf gemaakt en
zonder hulp van buitenaf kunnen integreren in ABW", aldus Daems. Komt dat doordat Cegeka als IT-bedrijf zelf al die kennis in huis heeft? "Nee" zegt Daems stellig. "Ik, CFO zonder omvangrijke IT-kennis, kon ook meehelpen."

De besparing die ABW oplevert?
Daems: "We kunnen onze groeiambities, namelijk groeien zonder extra indirect personeel te hoeven aannemen,
waarmaken. Veel data entry is niet meer nodig. Medewerkers die dit werk deden, zijn nu controller. Daarnaast hebben we geen discussie meer over feiten. We kunnen op elk moment beslissingen nemen door ad hoc managementrapportages. Ook zijn we in staat maandelijks financieel af te sluiten. Dit was driemaandelijks. Medewerkers kunnen eenvoudig hun tijdverantwoording registreren onafhankelijk van de vennootschap die het project uitvoert. Er is nu maar een waarheid. Dat is essentieel bij het doen van toekomstige overnames. We
beschikken nu over betrouwbare gegevens om op elk moment beslissingen te kunnen nemen. Zonder feiten is het onmogelijk om vragen te beantwoorden."

Cegeka heeft het afgelopen jaar veel veranderingen achter de rug en deze kunnen doorvoeren in Agresso  Business World:

• Divisiestructuur is omgegooid
• Costcenters verplaatst naar een andere divisie
• Integratie van Ardatis
• Fusie van drie vennootschappen
• Groei van 340 naar 900 FTE

Een toekomstige verandering die Cegeka in Agresso Business World 5.5 gaat doorvoeren, is de voorgenomen fiscale wijziging aftrekbaarheid van autokosten. Nu (2007) mag een vennootschap in België voor een leaseauto 75% van de kost aftrekken van zijn belastbaar resultaat. Straks is de aftrek, als het aan de overheid ligt,  afhankelijk van de CO2 uitstoot van de auto. "Voor ons bedrijf waar 90% van de werknemers een leaseauto heeft, vergt het doorvoeren van deze voorgenomen wetswijziging ogenschijnlijk een enorme inspanning. Toch kunnen we nu dit zelf doen door parameters binnen ABW aan te passen", aldus Daems. "Ik heb mijn bedenkingen over dit plan van de overheid maar organisatorisch is het geen enkel probleem. Binnen tien minuten (ABW) was het geregeld."
Over de vraag: zou u opnieuw voor Agresso Business World kiezen?, hoeft Daems dan ook niet na te denken: "Zonder twijfel."