24 x 7 Real-time managementinformatie

Betrouwbare, flexibele informatievoorziening
Agresso Business World is speciaal ontwikkeld voor organisaties in de financiële dienstverlening, zoals de Mondial Assistance Group. Vooral de flexibiliteit, de tijdsbesparing bij analyseren, rapporteren en consolideren en de mogelijkheid om meerdere administraties in één database te voeren zijn voor Mondial Assistance belangrijke redenen om voor Agresso Business World te kiezen.

Mondial Assistance Group is onderdeel van ’s werelds grootste verzekeringsmaatschappij, de Allianz-groep. Door een unieke combinatie van bedrijfsactiviteiten verenigt de Mondial Assistance Group, bestaande uit Mondial Assistance en Elvia Reisverzekeringen als enige partij in de markt zowel hulpverlening als reisverzekeringen onder één dak. Mondial Assistance, de alarmcentrale van Elvia, heeft een wereldwijd netwerk van eigen alarmcentrales. Zij verzorgt 24 uur per dag, 7 dagen per week technische hulpverlening voor vervoermiddelen en medische hulpverlening voor personen. Deze diensten worden uit naam van vooraanstaande auto-importeurs, leasemaatschappijen, schadeverzekeraars en zorgverzekeraars geleverd aan hun klanten. Zowel de Nederlandse als de Belgische vestiging heeft haar back-office activiteiten geautomatiseerd met Agresso Business World. In totaal zijn in Nederland 220 personen werkzaam. De Belgische activiteiten zijn georganiseerd vanuit Brussel en deze onderneming telt zo’n 120 medewerkers.

Invullen van behoeften
Andreas Vandenberghe, werkzaam in de Brusselse vestiging, legt uit wat er sinds het samengaan van Elvia en Mondial veranderd is: “Het herautomatiseringstraject startte medio 2001 toen bleek dat er een verandering van procedures benodigd was voor de nieuw ontstane organisatie. De oude systemen bleken te star en te log. De belangrijkste doelstelling destijds was het samensmelten van zowel cultuur als structuur. IT werd ingezet als katalysator voor deze veranderingen. Onze grootste uitdaging was om de verschillende boekhoudmethodieken op één en dezelfde leest te schoeien. Onafhankelijk van onze moedermaatschappij konden we zelf op zoek naar een automatiseringspartij die het beste onze behoeften en vereisten kon invullen. Na de periode van marktverkenning bleven Coda, SAP en Unit 4 Agresso als leverancier over op de shortlist.”

Meerdere administraties in één database
“Onze organisatie heeft geredeneerd vanuit de informatie- en rapportagebehoeften. We hebben als verzekeringsmaatschappij te maken met wettelijke rapporteringsnormen, maar daarnaast ook met normen die door de groepsdirectie en management zijn opgelegd. De keuze voor AGRESSO Business World was uiteindelijk een vanzelfsprekende. Agresso Business World biedt als grote voordeel de flexibiliteit van een PSA-systeem ten opzichte van de traditionele ERP-pakketten. ERP is ontwikkeld vanuit de gedachte om interne logistieke goederenstromen te structureren. PSA is ontwikkeld voor organisaties die zich bezighouden met dienstverlening, en dat is Mondial. Bij een organisatie als de Mondial Assistance Group staat de schadecase van iedere individuele klant centraal. Daaraan zijn financiële en administratieve informatiestromen gerelateerd. We voeren in Agresso Business World vier verschillende administraties in één database alsof het één bedrijf betreft. ”

Nadruk op analyse
De keuze voor Agresso Business World heeft veel positieve veranderingen in de Mondial Assistance-organisatie teweeggebracht. Bij eindgebruikers van het systeem, maar ook in de functie van Vandenberghe zelf. “Ten opzichte van de oude situatie is er veel tijd gewonnen met allerlei zaken die betrekking hebben op analyse achteraf. De kwartaalconsolidatie was vroeger anderhalve week werk. Dit is tegenwoordig een kwestie van een druk op de knop. De periode van afsluiting bedroeg in de oude situatie vijf werkdagen, nu nog anderhalve dag. De informatie uit Agresso Business World blijft ook niet langer beperkt tot de medewerkers van boekhoudafdeling. De sales-afdeling krijgt inzicht in de omzet- en rentabiliteitscijfers per intermediair. Onze schadedienst heeft de beschikking over de specifieke statistieken van een schade. Agresso Business World zorgt daarmee voor een hogere betrouwbaarheid van informatievoorziening richting onze relaties omdat we nu gebruikmaken van real-time data. In korte tijd is iedereen goed aan het systeem gewend geraakt.”

“Mondial Assistance verwerkt gemiddeld ruim 90.000 transacties per maand, met een piekbelasting in de vakantieperiode. Vanwege alle genoemde tijdsbesparingen bij het analyseren, rapporteren en consolideren en door de interfacing met andere systemen, zorgt Agresso Business World ervoor dat Mondial Assistance het volume van de transacties beter kan verwerken” Voor Andreas Vandenberghe persoonlijk is de invulling zijn job meegeëvolueerd. “Voorheen bestonden mijn werkzaamheden voor 80% uit input en 20% uit analyse. In de nieuwe situatie is dit omgekeerd."