Betere dienstverlening door beschikbaarheid van informatie

Faceo
Faceo bestaat sinds 2001 en is een Europese Facility Management groep met vestigingen in Frankrijk, Groot-Brittannië, Italië, Spanje, Duitsland en België. Faceo levert haar diensten aan meer dan 100.000 mensen, verspreid over 150 locaties en beheert dan ook meer dan 3 miljoen m² aan onroerend goed. De mensen en de kwaliteit van hun werkomgeving staan voor Faceo centraal. De diensten die Faceo levert zijn o.a. office management, onderhoud-, schoonmaak-, catering-, bewakingsdiensten en studies en projectleiding betreffende verbouwing of verhuizing. De klanten van Faceo zijn veelal de grotere bedrijven en administraties.

Faceo België
De Belgische vestiging heeft recentelijk een nieuw automatiseringssysteem in gebruik genomen; Agresso Business World van Unit 4 Agresso. De heer Xavier Declerck is Director Administration & Finance. Hij blikt terug op dit traject en maakt een beschouwing naar de toekomst: “Faceo is op de Belgische markt tamelijk uniek door het brede dienstenaanbod. Faceo staat voor integrated facility management. Veel van onze concurrenten zijn gegroeid vanuit een bepaalde specialisatie, bijvoorbeeld kuiswerkzaamheden. Daarom is hun dienstenaanbod in de regel minder ruim. Wij hebben op alle gebieden professionals in huis die specialist zijn in hun vakgebied. Onze klanten willen zich 100% focussen op hun core-business. We nemen hun zorgen uit handen. En vanuit een budgettair oogpunt blijken wij altijd in staat om de dienstverlening goedkoper aan te bieden, dan wanneer deze in eigen beheer geschiedt.”

Waarden
Faceo hanteert een aantal belangrijke organisatiewaarden; klantgerichtheid, servicegerichtheid en transparantie. “Agresso Business World ondersteunt ons in de uitvoering en realisatie van deze waarden”, aldus Declerck. “Het systeem laat ons toe om intern het verleende dienstenaanbod goed op te volgen en naar onze klanten toe duidelijke rapporteringen op te leveren over de dienstverlening. Iedere klant is uniek, elk contract is verschillend en is maatwerk. Al die variabelen zijn ondergebracht in het nieuwe automatiseringssysteem. Voorheen werkten wij met een eenvoudig boekhoudsysteem. Veel zaken werden extracomptabel bijgehouden in Excel. De informatie is nu geïntegreerd en heeft daardoor als geheel meer waarde gekregen.”

Werken via het web
Behalve de administratie en de back-office maken ook de sitemanagers van Faceo gebruik van Agresso Business World. “Onze sitemanagers werken via het web. Dat biedt een aantal concrete voordelen. Zo voeren zij nu bijvoorbeeld hun uren op een project in via het web. Dat is een eenmalige registratie. In de oude situatie met urenbriefjes werd dezelfde informatie drie keer overgetikt. Bestellingen worden nu direct in het systeem geplaatst, wederom zonder overtikwerkzaamheden van onze aankoopdienst. Voor onze klanten heeft deze werkwijze ook aanzienlijke voordelen. Een projectrapport kan nu via de site opgevraagd worden. Dit geeft de sitemanager direct een actueel overzicht in de stand van zaken betreffende openstaande bestellingen, ontvangsten, gepresteerde uren en facturaties.”

Flexibiliteit
“ We hebben het eindpunt nog lang niet bereikt. Het systeem groeit, het evolueert en wordt steeds beter naar mate we het langer gebruiken.” “Ik denk niet dat wij beperkingen gaan ervaren”, aldus Declerck “Mocht er wat veranderen in onze business dan kunnen we daar gemakkelijk op inspelen. Ten tijde van de implementatie van het systeem was het een turbulente periode voor onze organisatie. Een reorganisatie zorgde voor een andere invulling van managementtaken, we stonden voor een verhuizing van onze activiteiten van Antwerpen naar Brussel en hadden een aantal nieuwe klanten binnengehaald. Je kunt hier best spreken van de meest dynamische periode uit het jonge bestaan van Faceo. Toch hebben wij tijdens de implementatie bepaalde organisatiewijzigingen steeds weer verwerkt in het systeem. Agresso Business World geeft ons meer controle, zonder dat hiermee de flexibiliteit in het geding komt. Dat is uniek.”

Geslaagde keuze
“Faceo heeft een redelijk kort selectietraject doorgemaakt. In een doorlooptijd van vier of vijf maanden hebben we een longlist opgesteld van tien leveranciers. Aan de hand van een eerste selectie bleven op basis van een RFI een vijftal partijen over op de shortlist. Twee daarvan hebben een demonstratie verzorgd. Onze belangrijkste uitgangspunten waren het vereenvoudigen van de administratieve procesgang en het integreren van back- en frontoffice activiteiten. Daar zijn we met Agresso Business World uiteindelijk in geslaagd. Bijvoorbeeld de periodieke rapportering aan onze Franse moedermaatschappij. Vroeger moest je dat echt bijeen zoeken. Nu gaat dat veel eenvoudiger door het geïntegreerde systeem..”

Bouwstenen voor de toekomst
“De bouwstenen zijn er. Je merkt dat de typische processen voor een dienstverlenend bedrijf er heel goed inzitten. De sitemanagers zullen in de toekomst in staat zijn om hun projecten beter te beheren en zo betere diensten te leveren. Het moederbedrijf, Faceo Frankrijk, start de komende periode met de studie om in begin 2006 ook operationeel te zijn met Agresso Business World. Daarna zullen Duitsland, Italië en Spanje ongetwijfeld volgen. Voor Faceo Belgie is de invoering van Invoice Manager mogelijk een volgende stap in de verbetering van onze procesgang. Dan worden facturen ingescand en vindt de workflow van fiattering, afstemming en betaling geheel via elektronische weg plaats.”